Todos estamos cientes de que a comunicação é importante para manter um bom relacionamento com nossos amigos, familiares e entes queridos, mas muitas vezes subestimamos o quão importante pode ser para nossos relacionamentos de negócios.
A comunicação é a base de qualquer negócio. Afeta todos os aspectos do seu trabalho, desde o relacionamento com os clientes até a garantia de relações eficientes e positivas entre seus funcionários. Estudos mostraram que empresas com boas práticas de comunicação têm três vezes mais chances de sucesso em relação aos concorrentes.
Uma boa comunicação ajuda a evitar mal-entendidos, previne atrasos e aumenta a produtividade. É por isso que cada vez mais empresas estão dando um passo em direção às comunicações unificadas. Se você está procurando unificar a comunicação para sua pequena empresa, o serviço telefônico é um ótimo lugar para começar.
Sumário
O que são comunicações unificadas?
O termo “comunicações unificadas” parece vago e suscita mais perguntas do que respostas: quais comunicações? Quem está se comunicando? Como isso é unificado?
Uma definição básica de comunicações unificadas é “a otimização e integração das comunicações para aumentar a eficiência e a produtividade”. Mas a “otimização” pode assumir várias formas, como agilizar as comunicações entre departamentos ou até mesmo mudar seus hábitos de comunicação.
Quando falamos sobre comunicações unificadas, queremos dizer a integração ou fusão de vários métodos de comunicação (como chamadas, chat, e-mail e mais) em um sistema.
Com as soluções de maneira unificada, você pode fazer uma chamada individual, fazer uma conferência com várias pessoas, enviar mensagens para alguém instantaneamente e visualizar todos os seus contatos de trabalho na mesma plataforma. Isso elimina a necessidade de vários canais, tornando o trabalho mais rápido e fácil.
As plataformas de comunicação unificadas geralmente são programas de colaboração feitos especificamente para uso comercial; Slack ou Weave são bons exemplos. Mas você também pode encontrar os conceitos-chave em algumas comunicações pessoais; Os principais exemplos seriam aplicativos de mensagens pela Internet como o Viber, WhatsApp ou até mesmo o Facebook Messenger. Esses aplicativos permitem que você tenha conversas individuais com pessoas por chat ou chamada, mas você também pode falar com várias pessoas ao mesmo tempo por meio de um grupo.Também é possível compartilhar arquivos, fotos e muito mais.
A principal diferença entre as plataformas de comunicações unificadas voltadas para negócios e as voltadas para o social são os recursos. As comunicações unificadas voltadas para negócios geralmente oferecem conferência multidirecional, a capacidade de colaborar e integração com outras ferramentas – recursos que muitas vezes faltam às pessoais
7 maneiras pelas quais as comunicações unificadas podem tornar seu local de trabalho mais eficiente
Agora que você entende o básico das comunicações unificadas, vamos analisar por que elas são valiosas para você. Aqui estão sete maneiras pelas quais as comunicações unificadas podem ajudar seus negócios.
1. Maior mobilidade e acessibilidade
A forma como fazemos negócios mudou drasticamente na última década. Antes, se você trabalhava em um escritório, esperava-se que marcasse o ponto, cumprisse as oito horas e depois terminasse. Mas os ambientes de trabalho de hoje são muito mais flexíveis.
Os funcionários hoje valorizam a mobilidade. Foi comprovado que ser capaz de trabalhar em casa aumenta a produtividade e a satisfação no trabalho. Mas, apesar de todos os benefícios de trabalhar remotamente, isso torna a comunicação eficaz mais difícil.
É aí que entram as comunicações unificadas. Elas permitem que você e sua equipe trabalhem em qualquer lugar do mundo sem sacrificar a capacidade de comunicação e colaboração. Tecnologias como mensagens instantâneas, chamadas de voz e videoconferência tornaram a comunicação além das fronteiras e fusos horários quase tão fácil quanto pessoalmente.
2. Maior Felicidade e Produtividade do Trabalhador
A geração do milênio está sacudindo o local de trabalho de várias maneiras. Mas talvez uma das maiores mudanças que estamos vendo é a redefinição de como a produtividade e a satisfação no trabalho são em um ambiente de trabalho.
Os trabalhadores simplesmente não querem perder tempo. Quando uma reunião é arrastada desnecessariamente (ou quando uma reunião demorada poderia ter sido um e-mail em primeiro lugar), as pessoas ficam frustradas. Eles poderiam ter usado esse tempo para terminar outro trabalho, ou melhor ainda, passar um tempo com seus entes queridos.
As comunicações unificadas permitem que você envie e receba mensagens importantes onde e quando quiser. Você não precisa tirar as pessoas do trabalho apenas para fazer um anúncio ou até mesmo exigir que elas participem. As comunicações tornam-se curtas, instantâneas e eficientes. Isso, por sua vez, dá à sua equipe mais controle sobre seu tempo e os ajuda a se sentirem mais positivos e motivados em relação ao trabalho. E você sabe o que eles dizem – trabalhadores felizes significam clientes satisfeitos, e clientes satisfeitos significam mais lucro!
3. Menos obstáculos e distrações
Você já teve uma reunião rápida de 15 minutos transformada em uma perda de tempo de duas horas, só porque as pessoas envolvidas não conseguiam se concentrar no assunto? Se isso acontece com frequência, sua empresa pode estar perdendo muito dinheiro.
Imagine o seguinte: uma equipe de cinco funcionários, ganhando US $15 por hora, gasta uma hora extra por dia em uma reunião. Isso é $75 por dia, ou quase $20.000 por ano.
As comunicações unificadas permitem que você corte as conversas paralelas que muitas vezes atrapalham uma reunião. Você pode definir uma agenda clara para o dia, garantindo que você aproveite ao máximo seu tempo. Você pode até registrar cada segmento, monitorando a quantidade de tempo que você gasta lidando com cada item.
4. Informações centralizadas
Muitas vezes você terá que recuperar uma informação para fazer seu trabalho. Mas e se essas informações estiverem espalhadas por vários canais e plataformas? Procurar em e-mails, mensagens de texto e conversas de bate-papo apenas para reunir todas as informações de que você precisa pode desperdiçar muito tempo e energia.
Com as comunicações unificadas, todas as suas transações comerciais são armazenadas na plataforma central. Isso é especialmente ótimo para empresas que possuem vários locais ou equipes. Em vez de ter sistemas de comunicação separados em cada local, para cada equipe ou para cada projeto (o que o coloca em alto risco de falhas de comunicação e atrasos), você pode agrupar tudo em uma plataforma de fácil acesso.
5. Colaboração perfeita
Usamos chavões de negócios como “colaboração” e “sinergia” com tanta frequência que esquecemos o que significam.
A colaboração acontece quando duas ou mais pessoas se reúnem para compartilhar ideias ou para criar ou melhorar algo. Isso existe em contraste com o trabalho isolado, onde uma pessoa conclui um projeto por conta própria, sem a ajuda de ninguém.
É uma verdade amplamente aceita que promover a colaboração no local de trabalho leva ao sucesso. Os funcionários trabalham mais e o produto final quase sempre é significativamente melhor.
No entanto, quase 40% dos funcionários acreditam que as pessoas em seus locais de trabalho não estão colaborando o suficiente. Isso ocorre porque existem muitos obstáculos à colaboração, um dos quais é a incapacidade de fornecer um canal adequado de comunicação.
As plataformas de comunicação unificadas permitem que as pessoas de sua empresa formem grupos, seja para sua equipe ou para um projeto único. Eles podem compartilhar ideias, sugestões, arquivos, links, documentos – e ter tudo o que precisam em um só lugar, sem a necessidade de usar outros canais não oficiais.
6. Integração com ferramentas de negócios
Mesmo com todos os benefícios, você poderia argumentar que um aplicativo social gratuito como o Messenger ou Viber poderia alcançar a mesma coisa. Mas há uma coisa importante que os programas de comunicação de negócios unificados têm que os aplicativos sociais não têm: a capacidade de integração com outros softwares de negócios.
Este é um grande negócio para empresas que usam sistemas de comunicação com pacientes ou software de gerenciamento de relacionamento com o cliente.
Em vez de ir para outro programa e pesquisar dados, você pode obter todas as informações de que precisa diretamente de sua plataforma de comunicações unificadas. Você pode enviar um e-mail sem entrar no Outlook. Ou você pode colaborar em um gráfico da web e publicá-lo imediatamente nas redes sociais – tudo com apenas um software.
7. Economia de custos
Com tantos provedores de comunicações unificadas, os preços estão mais competitivos do que nunca. A maioria opera em um modelo de Software como Serviço (Saas), o que significa que, em vez de pagar uma grande quantia de dinheiro uma única vez pelo software, você paga uma taxa mensal menor.
Isso é mais fácil na carteira, especialmente para pequenas empresas. Além disso, as comunicações unificadas hospedadas na nuvem não exigem uma nova infraestrutura ou um gerente de TI interno para manutenção, reparos e suporte, porque o provedor da comunicação unificada lida com tudo isso em sua extremidade.
Agora, o baixo custo de uma plataforma de comunicação unificada não contribui diretamente para a eficiência operacional. Mas soluções empacotadas como essa permitem que pequenas empresas com capital limitado redirecionem seu orçamento para outro lugar. Há maior possibilidade de ser mais flexível com gastos, colocando dinheiro na otimização de outros aspectos do seu negócio e permitindo que suas operações sejam mais eficientes em geral.
Não perca mais tempo, energia ou dinheiro. Investir em uma plataforma de comunicação unificada é uma das melhores decisões de negócios que você pode tomar. Todos os seus funcionários poderão se comunicar e colaborar por meio de um sistema, o que minimizará o risco de falhas de comunicação e tornará suas operações mais eficientes.
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